Einführung
Ein KFZ-Überlassungsvertrag ist eine vertragliche Vereinbarung zwischen einem Unternehmen und seinen Mitarbeitenden zur Regelung der Nutzung von Dienstfahrzeugen. Dieser Vertrag legt fest, welche Mitarbeitenden Anspruch auf ein Dienstfahrzeug haben und unter welchen Bedingungen die Nutzung erfolgt. Es wird unter anderem geregelt, ob das Fahrzeug privat genutzt werden darf und auch wer für Wartung und anfallende Kosten aufkommt. Der Vertrag gilt allgemein für alle berechtigten Mitarbeitenden und kann durch spezifische Dienstwagenüberlassungsverträge ergänzt werden, die individuelle Absprachen enthalten. Mittels der schriftlichen Dokumentation soll dem Missbrauch von Firmenfahrzeugen vorgebeugt werden und klare Nutzungsrichtlinien definiert werden. Trotz seiner Bedeutung verzichten vor allem kleinere Unternehmen auf eine solche Vereinbarung, was jedoch zu Missverständnissen führen kann. Ein gut aufgesetzter Vertrag sorgt für Transparenz und Klarheit bei der Fahrzeugnutzung im Unternehmen.
Wichtige Inhalte des KFZ-Überlassungsvertrags
Auch wenn jedes Unternehmen individuelle Regelungen hat, sollten bestimmte allgemeine Vertragsinhalte nicht fehlen:
- Fahrzeugtyp: Beschreibung der zugelassenen Fahrzeuge.
- Ausstattung des Fahrzeugs: Festlegung der Ausstattung und Sonderausstattungen.
- Berechtigte Mitarbeiter: Definition, welche Mitarbeiter Anspruch auf ein Fahrzeug haben.
- Nutzungsdauer: Bestimmung der maximalen Dauer der Fahrzeugnutzung.
- Übergabebedingungen: Regelungen zur Übernahme und Rückgabe der Fahrzeuge.
- Nutzungsberechtigte: Klärung, ob und welche Familienmitglieder das Fahrzeug nutzen dürfen.
- Verhalten bei Unfällen: Protokollierung und Benachrichtigung bei Unfällen.
- Kostenübernahme: Detaillierte Aufstellung der zu übernehmenden Kosten (Wartung, Versicherung etc.).
- Tanken/Laden: Regelung, wer die Kosten für Kraftstoff bzw. Strom übernimmt.
- Nutzungsrahmen: Vorgaben zur privaten Nutzung des Fahrzeugs.
Diese Punkte sind unerlässlich, um Missverständnissen vorzubeugen und die Nutzung klar zu regeln. Dadurch werden Unternehmen vor unerwarteten Kosten geschützt und die Mitarbeiter wissen genau, was erlaubt ist und was nicht.
Fahrzeugüberlassungsvereinbarung oder Dienstwagenrichtlinie – gibt es einen Unterschied?
Tatsächlich gibt es keinen Unterschied zwischen einem KFZ-Überlassungsvertrag und einer Dienstwagenrichtlinie, da beide Begriffe dasselbe Regelwerk für die Fahrzeugnutzung bezeichnen, das für alle Fahrer der Flotte gilt. Der Dienstwagenrichtlinie wird auch als Car Policy bezeichnet. Der Unterschied besteht lediglich darin, dass der Dienstwagenüberlassungsvertrag individuell mit jedem Fahrer abgeschlossen wird und nicht für die gesamte Unternehmensflotte gilt.
Erweiterte Inhalte der Fahrzeugüberlassungsvereinbarung
Ein moderner und umfassender KFZ-Überlassungsvertrag berücksichtigt neben den Grundregeln auch erweiterte Aspekte:
- Datenschutz und Compliance: Berücksichtigung der DSGVO und anderer Gesetze, um die gesetzeskonforme Verarbeitung von Daten sicherzustellen.
- Flexible Nutzungsoptionen: Anpassung an flexible Arbeitsmodelle wie Homeoffice.
- Technologie und Digitalisierung: Einsatz von Telematiksystemen zur Überwachung und Optimierung der Fahrzeugnutzung.
- Schulungen und Fahrersicherheit: Regelungen zu regelmäßigen Sicherheitsschulungen und Einhaltung von Ruhezeiten.
- Krisenmanagement: Vorgaben für den Umgang mit außergewöhnlichen Situationen.
Muster der Fahrzeugüberlassungsvereinbarung
Eine Vorlage für eine Nutzungsüberlassungsvereinbarung finden Sie unter folgendem Link und kann auch über die TRONITY Flottenlösung abgebildet werden:
Fazit
Ein KFZ-Überlassungsvertrag ist ein zentrales Instrument im Flottenmanagement, das rechtliche Sicherheit und klare Nutzungsrichtlinien bietet. Durch die Integration von Nachhaltigkeits- und Compliance-Aspekten wird umweltbewusstes und gesetzeskonformes Verhalten gefördert. Die Berücksichtigung der Fahrersicherheit und technologischer Entwicklungen macht den Vertrag zu einem dynamischen und zukunftsorientierten Werkzeug, das zur Kosteneffizienz und zur Optimierung der Fahrzeugnutzung beiträgt. Insgesamt unterstützt der Vertrag eine verantwortungsvolle Betriebskultur und stärkt die Unternehmensstrategie.
